Mensaje y realimentación en la comunicación con equipos de trabajo

Imagen con fines ilustrativos creada con inteligencia artificial https://www.bing.com/images/create/un-gerente-hablando-al-personal-en-una-reunic3b3n-de-/1-6601e96c08db4d44bc1d596be4496f74?id=J5S4hNLlF2BbKtze3hvogg%3d%3d&view=detailv2&idpp=genimg&idpclose=1&thId=OIG2.xDTkLRchitHgDFLz9XhJ&FORM=SYDBIC

La comunicación es un proceso interdependiente, es necesario que el o los perceptores descifren (decodifiquen) el mensaje que reciben para lograr la realimentación y así avanzar en el objetivo, es decir; transmitir el mensaje.

Cuando la comunicación se genera entre un punto E (emisor) y un punto P (perceptor) aunque es relativamente complejo, es más sencillo de gestionar, se puede -al menos en teoría- estar en mayor control de los elementos.

Pero cuando este proceso va de un punto E a un punto Ps (perceptores) por ejemplo dirigirse a un auditorio o a un equipo de trabajo empresarial, compuesto por P1, P2, P3,… y así sucesivamente donde cada P# es un perceptor o perceptora distinta, la complejidad en la transferencia del mensaje y la realimentación aumenta.

Un factor que incrementa la complejidad es la variabilidad de los elementos que intervienen en la comunicación, especialmente la homologación del código por el campo de experiencia de los participantes, el ruido (barreras), la situación y el contexto.

Ante este escenario nos preguntamos ¿Cómo mejorar la efectividad de la transferencia en el mensaje? ¿Cómo propiciar la realimentación de los perceptores y las perceptoras? A continuación revisaremos los factores que intervienen negativamente en esta dinámica y algunas ideas para abordarlos.

Factores negativos en al comunicación con equipos de trabajo

Quien lidera una reunión grupal es considerado por su rol como el emisor del proceso, sus habilidades comunicativas, sus actitudes y su conocimiento serán clave en la efectividad de su comunicación. Factores que también son determinantes en los perceptores.

Se amplia sobre elementos que pueden incrementar la complejidad en este tipo de comunicación.

La reunión debe de llevarse acabo y no siempre es posible corroborar el campo de experiencia de cada uno de los perceptores. En un equipo multidisciplinario habrá personal con diferentes conocimientos así como tiempo laboral para la organización, esto será un tema a revolver.

Los distractores como, calor, frío, mucha o poca luz, los ruidos sonoros, los mentales y hasta los emocionales como la tensión restan eficiencia en la comunicación del mensaje.

¿Qué es lo que convoca a esta reunión? ¿Cuál es el abordaje comunicacional que se da a la reunión? ¿En cuáles recursos se apoya la comunicación? ¿Cuál es la expectativa de los participantes en este proceso de comunicación?

De acuerdo con el texto Los otros y yo: la comunicación interpersonal la expectativa es un elemento clave de la interdependencia de la cual es objeto la comunicación, las expectativas del emisor y desde luego, también del perceptor.

Abordaje de los elementos negativos en la comunicación de equipos de trabajo

Aunque se desea alcanzar un 100% de efectividad en la comunicación, cabe la posibilidad de que solo se logre una comunicación del 99.99% y eso sería por definición en esta área, la excelencia.

Esto es así por todo lo que se ha comentado hasta este punto, en especial porque hay factores sobre los cuales no se tiene control.

A continuación algunas formas de abordaje para los aspectos que incrementan la complejidad en este tipo de comunicación.

La tecnología nos permite corroborar y conocer con anticipación las dudas sobre la temática a la que se le dará tratamiento en la reunión, un Google Forms que se distribuya previo a la reunión con preguntas directas sobre el tema que convoca y para sacar mayor provecho se puede motivar a brindar ideas desde el área de cada participante.

Por un lado, el aspecto físico determinado por el lugar apropiado de la reunión y el montaje del mismo. Un montaje que permita el contacto visual emisor y perceptores, esto propicia prestar atención focal. El tiempo de la reunión debe ser corto para evitar que las personas divaguen en sus pensamientos. La temperatura y la luz son importantes, puede revisar el enlace compartido.

Un agenda para conducir la reunión es efectiva para el aprovechamiento y la distribución del tiempo, también para definir y anunciar los temas a tratar. Se deben de crear los recursos físicos y/o digitales necesarios como soporte de comunicación. Y mediante una dinámica rápida se podrían homologar las expectativas correspondiente a la reunión.

En lo que respecta al campo de experiencia del emisor (a) o perceptores (as) encontraremos algunas limitantes genéricas, como lo son:

  1. No preguntar para evitar el «castigo social» de la duda o de no saber. Por esto es importante abrir espacios seguros para ajustar los conocimientos.
  2. Se debe fomentar la participación y realimentación de manera directa, muchas personas no disfrutan ser foco de atención y si pueden evitar prolongar sus intervenciones.
  3. «Un proceso cognitivo es aquel que nos permite procesar la información que nos llega a través de los sentidos» según se recupera de universitatcarlemany.com por ejemplo los datos que se reciben en la comunicación de un reunión.

A raíz de estas y otras limitantes es necesario apoyar estos procesos con recursos adicionales, en especial los que permitan generar realimentación y comprobación de la comprensión del mensaje, en una próxima publicación abordaremos opciones.

Espero que este contenido sea de utilidad, gracias por leerme.

Fuentes consultadas: praxisframework.org

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